Aufbewahrungspflichten & GoBD
Rechnungen, Angebote und Buchungsunterlagen müssen nicht ewig, aber auch nicht beliebig lang aufbewahrt werden – und wer digital statt auf Papier archiviert, muss zusätzlich die GoBD beachten. Ein Überblick über aktuelle Fristen und die Grundregeln für digitale Belege.
Fristen im Überblick
Wie lange eine Unterlage aufbewahrt werden muss, hängt davon ab, um welche Art von Dokument es sich handelt:
Unterlagenart
Rechnungen, Buchungsbelege, Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse
- Frist
- 8 Jahre (bis 31.12.2024: 10 Jahre)
- Rechtsgrundlage
- § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO
Unterlagenart
Empfangene und versandte Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Preislisten, Reklamationen, Frachtpapiere)
- Frist
- 6 Jahre
- Rechtsgrundlage
- § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB
Angaben ohne Gewähr, Stand der Recherche. Für einzelne Belegarten und Sonderfälle (z. B. Personalunterlagen, Grundstücksverträge) können abweichende Fristen gelten.
Was sich seit 2025 geändert hat
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist zu diesem Stichtag noch nicht abgelaufen war – bereits abgelaufene 10-Jahres-Fristen leben dadurch nicht wieder auf. Für Personen und Gesellschaften unter Aufsicht der BaFin gilt eine um ein Jahr verzögerte Umstellung.
GoBD: Die Grundsätze für digitale Aufbewahrung
Wer Belege digital statt auf Papier archiviert, muss zusätzlich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) einhalten:
- Vollständig, richtig, zeitgerecht: Belege müssen zeitnah und ohne Lücken erfasst werden.
- Geordnet: Die Aufbewahrung muss so strukturiert sein, dass sich einzelne Belege in angemessener Zeit wiederfinden lassen.
- Unveränderbar: Einmal erfasste Belege dürfen nicht mehr unbemerkt geändert oder gelöscht werden – nachträgliche Korrekturen müssen nachvollziehbar protokolliert sein.
Ersetzendes Scannen: Papierbeleg digitalisieren und vernichten
Papierbelege müssen nicht zusätzlich zur digitalen Kopie aufgehoben werden, wenn die Digitalisierung GoBD-konform abläuft:
- 1
Papierbeleg digitalisieren
Der Beleg wird vollständig, lesbar und originalgetreu eingescannt – Auflösung und Verfahren müssen den GoBD-Anforderungen genügen.
- 2
Bildliche Übereinstimmung sicherstellen
Das Digitalisat muss inhaltlich exakt dem Original entsprechen, insbesondere bei Belegen mit Bildbestandteilen oder besonderen Merkmalen.
- 3
Unveränderbar archivieren
Das Digitalisat wird in einem System gespeichert, das nachträgliche Änderungen ohne Protokollierung verhindert – ein einfacher Ordner auf dem Bürorechner reicht dafür nicht aus.
- 4
Papier darf vernichtet werden
Ist die Digitalisierung GoBD-konform erfolgt, darfst du den Papierbeleg im Regelfall entsorgen – Ausnahmen gelten für einzelne Dokumente mit besonderer Beweisfunktion, etwa Notarurkunden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich alte Rechnungen jetzt vorzeitig löschen, weil die Frist auf 8 Jahre verkürzt wurde?
Nein, eine Löschpflicht gibt es dadurch nicht – die verkürzte Frist ist eine Erlaubnis, keine Vorschrift. Sie gilt zudem nur für Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Prüfe vor dem Löschen zusätzlich, ob die Unterlagen noch für ein laufendes Verfahren, eine Betriebsprüfung oder aus Gewährleistungsgründen benötigt werden.
Zählt ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung auch zu den Rechnungen mit 8 Jahren Frist?
Nein. Angebote, Auftragsbestätigungen, Preislisten und ähnliche Geschäftsbriefe fallen unter die kürzere 6-Jahres-Frist für Handelsbriefe – nur eigentliche Buchungsbelege wie Rechnungen, Kassenbelege, Bücher und Jahresabschlüsse unterliegen der 8-Jahres-Frist.
Reicht es, Rechnungen als PDF-Anhang in einem E-Mail-Postfach zu behalten?
Das erfüllt die GoBD-Anforderungen in der Regel nicht. Nötig ist ein System, das die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellt, revisionssicher indexiert und für eine Betriebsprüfung maschinell auswertbar ist – ein normales Mailpostfach oder ein frei zugänglicher Ordner leistet das nicht.
Was bedeutet das für Rechnungen, die ich als E-Rechnung erhalte?
Bei einer E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) muss der ursprüngliche strukturierte Datensatz aufbewahrt werden, nicht nur ein ausgedruckter oder als Bild gespeicherter Ausdruck. Mehr dazu unter E-Rechnungspflicht.
Darf das Finanzamt auch auf Daten in einer Cloud-Software zugreifen?
Ja. Das Zugriffsrecht der Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO gilt unabhängig davon, ob die Buchführung lokal oder in einer Cloud – auch auf Servern im Ausland – geführt wird. Als Unternehmer musst du sicherstellen, dass der Zugriff im Bedarfsfall möglich ist.
Alle Angaben ohne Gewähr und keine Steuerberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb wende dich an deine Steuerberatung.