Vorlagen & Downloads

Kundendaten, Terminabsprache und Material für den ersten Werkstatt-Termin auf einen Blick festhalten.

Vollständiges, rechtssicher formuliertes Angebot mit Positionstabelle, Summenblock und Gültigkeitshinweis.

Damit Kunden die Rechnung direkt über ihre Versicherung abwickeln lassen können, statt in Vorleistung zu gehen.

Werkzeug und Material für Montage- und Baustelleneinsätze vollständig einladen, statt erst vor Ort etwas zu vermissen.

Maße und Rahmenbedingungen direkt beim Kundentermin strukturiert festhalten – als Grundlage für Angebot und Fertigung.

Erstkontakt strukturiert erfassen – Kontaktdaten, Projektart und gewünschter Besichtigungstermin auf einen Blick.

Auftragserteilung des Kunden schriftlich bestätigen – der Vertrag kommt damit verbindlich zustande.

Fertigungs- und Montagezeit je Auftrag erfassen – Grundlage für Nachkalkulation und Arbeitszeitnachweis.

Meilensteine und Termine eines Projekts im Überblick behalten – geplant versus tatsächlich, mit Verantwortlichkeit und Status.

Materialverbrauch, Maschinenzeit und Personalzeit je Auftrag dokumentieren – für die Nachkalkulation.

Alle laufenden Projekte auf einen Blick – Zeitraum, Verantwortlichkeit und Status je Auftrag, kategorienübergreifend.

Abwesenheiten im Team frühzeitig abstimmen und Kapazitäten für das ganze Jahr im Blick behalten.

Bauteile für den Zuschnitt vorbereiten und den Fortschritt dokumentieren – mit Materialart, Maßen und Kantenbearbeitung je Position.

Benötigtes Material für ein Projekt sammeln und beim Lieferanten bestellen – mit Bestell- und Liefertermin.

Benötigte Beschläge je Bauteil erfassen – für Bestellung und Montage.

Vorgaben zur Oberflächenbehandlung je Bauteil festhalten, bevor es in die Lackiererei geht.

Gelieferte Ware nachvollziehbar dokumentieren – inklusive Empfangsbestätigung durch den Kunden.

Tägliche Dokumentation der Arbeiten auf der Baustelle – eingesetzte Arbeiter, erbrachte Leistungen und besondere Vorkommnisse.

Fertigstellung der Arbeiten gemeinsam mit dem Kunden dokumentieren – inklusive Mängelfeststellung (§ 640 BGB, § 12 VOB/B).

Festgestellte Mängel über den gesamten Projektverlauf nachvollziehbar dokumentieren – mit Frist und Status.

Qualität und Vollständigkeit prüfen, bevor ein Werkstück die Werkstatt verlässt.

Kundenreklamationen strukturiert aufnehmen und bis zur Lösung nachverfolgen.

Kundengespräche strukturiert festhalten – inklusive vereinbarter nächster Schritte mit Zuständigkeit.

Sieben fertig formulierte E-Mail-Texte für Angebot, Nachfrage, Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung und Anfragen – zum direkten Kopieren.

Rechnung für erbrachte Leistungen – mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Drei fertig formulierte Auto-Antworten für Urlaub, Betriebsurlaub und Feiertage – zum direkten Kopieren.

Rücksendung nicht benötigter Ware gegenüber dem Kunden nachvollziehbar begleiten.

Sechs weitere fertig formulierte E-Mail-Texte für Kostenschätzung, Akonto-Rechnung, Kapazitätsabsagen und Bewerbungen.

Abschlagsrechnung (Akontorechnung) für eine vereinbarte Anzahlung vor Projektbeginn.

Freundliche erste Erinnerung an eine ausstehende Zahlung – vor der förmlichen Mahnung.

Erste förmliche Mahnung nach erfolgloser Zahlungserinnerung.

Letzte Mahnung vor Einleitung weiterer rechtlicher Schritte.

Vollständige Stornierung einer fehlerhaft ausgestellten Rechnung.

Teilweise oder vollständige Gutschrift zu einer bereits gestellten Rechnung – z. B. bei Reklamation oder Rücksendung.

Ergebnisse und Aufgaben aus der Teambesprechung festhalten – inklusive Anwesenheitsliste und Zuständigkeiten.

Einheitliche Struktur für den Papier- oder Cloud-Ordner je Kundenprojekt.

Eine einheitliche Ordnerstruktur erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Buchhaltung.

Schriftliche Bestätigung der Elternzeit gegenüber Mitarbeitenden (§ 16, § 17 BEEG).

Neue Kolleginnen und Kollegen strukturiert einarbeiten – von Tag 1 bis zur ersten Woche.