Cloud-Tools & Dateiverwaltung

Konstruktionsdateien, Angebote und Baustellenfotos wollen von mehreren Personen und oft von unterwegs erreichbar sein – die Wahl zwischen Cloud-Speicher und eigenem Server hat dabei handfeste praktische wie rechtliche Konsequenzen.

Cloud-Speicher versus lokaler Server

Beide Ansätze haben in der Praxis ihre Berechtigung – die Entscheidung hängt vom Betrieb ab:

Kriterium

Verfügbarkeit

Cloud-Speicher: Ortsunabhängig, auch von der Baustelle aus abrufbar
Lokaler Server: Nur im Betriebsnetzwerk oder per VPN erreichbar

Kriterium

Verantwortung für Backups

Cloud-Speicher: Meist beim Anbieter, sollte vertraglich klar geregelt sein
Lokaler Server: Vollständig beim eigenen Betrieb

Kriterium

Laufende Kosten

Cloud-Speicher: Abo-Gebühr, meist nach Speicherplatz oder Nutzerzahl
Lokaler Server: Einmalige Anschaffung, dafür eigener Wartungsaufwand

Kriterium

Datenschutz-Aufwand

Cloud-Speicher: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter nötig
Lokaler Server: Volle Kontrolle, aber auch volle Eigenverantwortung

Kriterium	Cloud-Speicher	Lokaler Server
Verfügbarkeit	Ortsunabhängig, auch von der Baustelle aus abrufbar	Nur im Betriebsnetzwerk oder per VPN erreichbar
Verantwortung für Backups	Meist beim Anbieter, sollte vertraglich klar geregelt sein	Vollständig beim eigenen Betrieb
Laufende Kosten	Abo-Gebühr, meist nach Speicherplatz oder Nutzerzahl	Einmalige Anschaffung, dafür eigener Wartungsaufwand
Datenschutz-Aufwand	Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter nötig	Volle Kontrolle, aber auch volle Eigenverantwortung

Eine sinnvolle Ordnerstruktur

Unabhängig vom gewählten Speicherort erleichtert eine einheitliche Struktur die tägliche Arbeit: ein Ordner je Auftrag, darin unterteilt nach Aufmaß, Konstruktion, Kalkulation und Kommunikation. Wird diese Struktur konsequent eingehalten, findet auch eine Vertretung während Urlaub oder Krankheit die relevanten Unterlagen ohne Rückfrage.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Darf ich Kundendaten und Projektfotos einfach in einer Cloud speichern?

Ja, sofern mit dem Cloud-Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen ist und der Anbieter angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nachweist. Details dazu im Artikel zum Datenschutz (DSGVO).

Was passiert mit den Daten, wenn ich den Cloud-Anbieter wechsle?

Das hängt vom gewählten Format ab: Offene, weit verbreitete Dateiformate (z. B. DXF, PDF) lassen sich meist unkompliziert exportieren und übertragen. Bei stark proprietären Formaten spezialisierter Branchensoftware lohnt sich vor Vertragsabschluss ein Blick auf die Exportmöglichkeiten.

Reicht eine private Cloud-Lösung (z. B. Konsumenten-Speicherdienst) für den Betrieb aus?

Für den professionellen Einsatz mit Kundendaten sind Geschäftskonten mit klar geregeltem AVV, Rechteverwaltung pro Mitarbeiter und Protokollierung sinnvoller als private Konten, die für den privaten Gebrauch konzipiert sind.

Weiterführend

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Cloud-Anbieter erklärt Datenschutz (DSGVO), wie Sicherungskopien der eigenen Daten organisiert werden, zeigt Datenmanagement & Backups.