Zeitmanagement & Arbeitszeiterfassung
Erfasste Arbeitszeit ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch die Grundlage für eine realistische Kalkulation künftiger Aufträge.
Die rechtliche Ausgangslage
Der Europäische Gerichtshof stellte 2019 klar, dass EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Einführung eines Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit verpflichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht leitete daraus mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ab, dass eine entsprechende Pflicht in Deutschland bereits aus dem geltenden Arbeitsschutzgesetz besteht – auch ohne eine ausdrückliche Neuregelung im Arbeitszeitgesetz. Eine solche gesetzliche Konkretisierung, die unter anderem die technische Umsetzung und mögliche Ausnahmen regeln soll, befand sich zum Zeitpunkt dieser Recherche noch im Gesetzgebungsverfahren.
Erfassungsmethoden im Vergleich
Welche Methode passt, hängt von Teamgröße und Arbeitsort ab:
Methode
Papier-Stundenzettel
- Passt zu
- Sehr kleine Teams
- Eigenschaften
- Kein Aufwand für Software, aber fehleranfällig und mühsam auszuwerten
Methode
App oder Software zur Zeiterfassung
- Passt zu
- Teams mit mehreren Mitarbeitern, auch auf Baustellen
- Eigenschaften
- Ordnet Zeiten direkt Aufträgen zu, auswertbar für Nachkalkulation
Methode
Terminal/Zeiterfassungsuhr
- Passt zu
- Feste Werkstatt mit regelmäßiger Anwesenheit vor Ort
- Eigenschaften
- Schnelle Erfassung per Karte oder Chip, weniger geeignet für Außeneinsätze
Nachkalkulation: Aus erfassten Stunden lernen
Erfasste Arbeitszeit lässt sich über die reine Pflichterfüllung hinaus für die eigene Kalkulation nutzen:
- 1
Geplante Stunden je Auftrag festhalten
Schon bei der Kalkulation wird dokumentiert, wie viele Stunden für welchen Arbeitsschritt veranschlagt wurden – diese Zahl ist die spätere Vergleichsgrundlage.
- 2
Tatsächliche Stunden auftragsbezogen erfassen
Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeit nicht nur allgemein, sondern je Auftrag – nur so lässt sich später erkennen, wo die Kalkulation gestimmt hat und wo nicht.
- 3
Abweichungen auswerten
Größere Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Stunden werden nicht nur festgestellt, sondern auf ihre Ursache hin geprüft – lag es an der Kalkulation selbst, an einem unerwarteten Mehraufwand oder an der Auftragsabwicklung?
- 4
Erkenntnisse in künftige Kalkulationen einfließen lassen
Wiederkehrende Abweichungen bei bestimmten Arbeitsschritten (z. B. Oberflächenbehandlung dauert regelmäßig länger als kalkuliert) fließen in die nächste Kalkulation ein, statt denselben Fehler erneut zu machen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter erfassen?
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 entschieden, dass sich aus dem Arbeitsschutzgesetz bereits jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt – unabhängig von der Betriebsgröße. Eine eigenständige gesetzliche Neuregelung im Arbeitszeitgesetz, die Einzelheiten der technischen Umsetzung und mögliche Erleichterungen für Kleinbetriebe konkret festlegt, war zum Zeitpunkt dieser Recherche noch nicht final beschlossen. Bis dahin gilt die aus der Rechtsprechung abgeleitete Pflicht.
Reicht eine formlose Selbstaufschreibung der Mitarbeiter aus?
Nach aktuellem Diskussionsstand ja, solange Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert werden. Eine bestimmte Software oder Hardware schreibt die Rechtsprechung bislang nicht zwingend vor – wichtig ist, dass die Erfassung tatsächlich und nicht nur auf dem Papier stattfindet.
Was bringt eine Nachkalkulation über die reine Pflicht zur Zeiterfassung hinaus?
Erfasste Stunden lassen sich nicht nur für den Arbeitsschutz, sondern auch betriebswirtschaftlich nutzen: Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Stunden je Auftrag deckt auf, welche Kalkulationsannahmen in der Praxis nicht zutreffen, und verbessert damit die Genauigkeit künftiger Angebote.
Weiterführend
Wie erfasste Stunden in die Angebotskalkulation einfließen, zeigt die Auftragskalkulation.
Alle Angaben ohne Gewähr und keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb wende dich an eine arbeitsrechtliche Beratung.