Wie gut eine KI-Antwort wird, hängt vor allem von der Anweisung ab. Ein Masterprompt ist eine ausgearbeitete Vorlage, die du immer wieder verwendest: mit Aufgabe, klaren Vorgaben und Platzhaltern für das, was sich jedes Mal ändert. Hier sind ein Betriebs-Steckbrief und acht Vorlagen für typische Schreibarbeiten im Betrieb – zum Kopieren und Anpassen.
Was einen Masterprompt ausmacht
Alle Vorlagen auf dieser Seite folgen demselben Aufbau aus fünf Bausteinen:
1
Kontext
Wer schreibt, für wen, in welchem Ton? Das liefert der Betriebs-Steckbrief einmal für alle Aufgaben.
2
Aufgabe
Ein klares Verb – formulieren, beantworten, zusammenfassen – und das gewünschte Ergebnis.
3
Material
Stichpunkte, Anfrage oder Notizen, die verarbeitet werden sollen – ohne Namen und Kontaktdaten.
4
Vorgaben
Länge, Anrede, Gliederung und vor allem, was nicht passieren darf, etwa erfundene Preise oder Zusagen.
5
Rückfragen
Die KI soll nachfragen, wenn etwas fehlt – sonst füllt sie Lücken mit Erfundenem.
So arbeitest du mit den Vorlagen
1
Steckbrief ausfüllen
Den Betriebs-Steckbrief einmal an euren Betrieb anpassen und zu Beginn jedes Gesprächs einfügen. Bietet dein KI-Werkzeug Projekte oder dauerhafte Anweisungen an, kannst du ihn dort auch fest hinterlegen.
2
Prompt kopieren und Platzhalter ersetzen
Alles in eckigen Klammern durch eigene Angaben ersetzen und die Beispiele löschen. Namen, Adressen und Telefonnummern von Kunden vorher entfernen.
3
Ergebnis prüfen und nachschärfen
Den Entwurf gegenlesen und im selben Gespräch nachbessern lassen – kürzer, förmlicher, ohne Fachbegriffe – statt jedes Mal neu anzufangen.
4
Bewährtes sammeln
Prompts, die gut funktionieren, in einer gemeinsamen Datei ablegen und an eure Sprache anpassen, damit das ganze Team davon profitiert.
Die Vorlagen
Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt du durch eigene Angaben; die Beispiele darin zeigen, wie ausführlich es sein darf.
Prompt 1
Betriebs-Steckbrief
Die Grundlage für alle weiteren Prompts: einmal ausfüllen, dann zu Beginn jedes Gesprächs einfügen oder dauerhaft im KI-Werkzeug hinterlegen.
Du unterstützt mich bei Büro- und Kommunikationsaufgaben für meinen Handwerksbetrieb. Nutze diesen Steckbrief als Hintergrund für alle folgenden Aufgaben in diesem Gespräch. Bestätige nur kurz, dass du ihn gelesen hast.
Betrieb: [Name der Schreinerei], [Ort oder Region]
Größe: [z. B. 6 Mitarbeitende, davon 2 Auszubildende]
Schwerpunkte: [z. B. Küchen, Einbauschränke, Innentüren]
Kunden: [z. B. überwiegend Privatkunden, einige Architekturbüros]
Was uns ausmacht: [z. B. eigene Fertigung, Massivholz aus der Region, Montage aus einer Hand]
Anrede: [Sie oder Du]
Tonfall: [z. B. freundlich, klar und bodenständig, ohne Werbefloskeln]
Unterschrift: [Vorname Nachname, Funktion]
Regeln für alle Aufgaben:
- Erfinde keine Preise, Maße, Termine, Zusagen oder technischen Angaben. Wo etwas fehlt, schreibe „BITTE ERGÄNZEN“.
- Schreibe verständlich für Laien und erkläre Fachbegriffe in einem Halbsatz.
- Wenn dir für eine Aufgabe wichtige Angaben fehlen, frag zuerst nach.
Darauf achten
Keine Stundensätze, Einkaufspreise oder Kundendaten in den Steckbrief schreiben.
Den Steckbrief aktualisieren, wenn sich Schwerpunkte, Ansprechpartner oder der gewünschte Tonfall ändern.
Prompt 2
Leistungsbeschreibung fürs Angebot
Macht aus Aufmaß-Notizen einen verständlichen Angebotstext – die Preise kommen weiterhin aus der Kalkulation.
Aufgabe: Formuliere aus meinen Stichpunkten die Leistungsbeschreibung für ein Angebot.
Stichpunkte:
[z. B. Einbauschrank unter Dachschräge, Breite ca. 3,20 m, Korpus MDF weiß lackiert, Fronten Eiche furniert und geölt, 3 Drehtüren mit Push-to-open, 2 Innenauszüge, Kleiderstange, Montage inkl. Anpassung an Wand und Schräge]
Vorgaben:
- Gliedere in Positionen mit kurzer Überschrift und zwei bis vier Sätzen Beschreibung.
- Übernimm Maße, Materialien, Oberflächen, Beschläge und Montageumfang genau so, wie ich sie angegeben habe. Ergänze nichts.
- Liste am Ende unter „Nicht enthalten“ auf, was ausdrücklich nicht zum Auftrag gehört, soweit es sich aus den Stichpunkten ergibt.
- Keine Preise.
Darauf achten
Jede Angabe mit Aufmaß und Kalkulation abgleichen – die KI soll nichts ergänzen, tut es aber manchmal trotzdem.
Die Liste „Nicht enthalten“ beugt späteren Diskussionen vor, etwa über Elektro- oder Malerarbeiten.
Prompt 3
Antwort auf eine Kundenanfrage
Für den ersten Kontakt: schnell antworten und gleich die Angaben erfragen, die für ein Angebot noch fehlen.
Aufgabe: Beantworte diese Kundenanfrage per E-Mail.
Anfrage (Namen und Kontaktdaten entfernt):
"[Text der Anfrage]"
Das möchte ich antworten:
- [z. B. Interesse bestätigen und einen Aufmaßtermin am Dienstag um 10 Uhr vorschlagen]
- [z. B. Hinweis auf die aktuelle Vorlaufzeit von etwa sechs Wochen]
Vorgaben:
- Höchstens 150 Wörter, freundlich und konkret, mit Betreffzeile.
- Bitte den Kunden in einer kurzen Liste um die Angaben, die für ein Angebot noch fehlen, zum Beispiel ungefähre Maße, Fotos der Einbausituation und den gewünschten Zeitraum.
- Keine Preise und keine Zusagen, die oben nicht stehen.
Darauf achten
Vor dem Einfügen Namen, Adresse und Telefonnummer aus der Anfrage löschen.
Genannte Termine und Vorlaufzeiten mit dem Kalender abgleichen.
Prompt 4
Antwort auf eine Reklamation
Nimmt die Emotion aus der Antwort und führt zu einem klaren nächsten Schritt.
Aufgabe: Entwirf eine Antwort auf diese Reklamation.
Nachricht des Kunden (ohne Namen):
"[Text der Nachricht]"
Hintergrund: [z. B. Küche vor vier Monaten montiert, Kunde meldet eine offene Fuge an der Arbeitsplatte]
Mein Ziel: [z. B. Besichtigungstermin vereinbaren]
Vorgaben:
- Zeige Verständnis, aber erkenne keinen Mangel an und sage keine Kosten oder Leistungen zu, solange nichts besichtigt wurde.
- Schlage konkrete nächste Schritte vor, zum Beispiel einen Termin oder Fotos per E-Mail.
- Bleib sachlich und freundlich, auch wenn die Nachricht verärgert klingt.
- Höchstens 150 Wörter.
Darauf achten
Bei Streit um Mängel oder Fristen nichts schreiben, was als Anerkenntnis verstanden werden kann – im Zweifel vorher beraten lassen.
Welche Rechte der Kunde hat, erklärt der Artikel Gewährleistung & Mängelhaftung.
Prompt 5
Projektbericht für Website und Social Media
Aus ein paar Stichpunkten zur fertigen Arbeit werden eine Referenz für die Website und ein Social-Media-Beitrag.
Aufgabe: Schreib aus meinen Projektnotizen zwei Texte:
1. einen Projektbericht für unsere Website mit Überschrift (etwa 150 Wörter),
2. einen Beitrag für [Instagram, Facebook oder das Google-Unternehmensprofil] (höchstens 80 Wörter, drei bis fünf passende Hashtags).
Projektnotizen:
[z. B. Garderobe für einen Altbauflur, Esche massiv, geölt, Sitzbank mit Schubkasten, Hakenleiste aus Reststücken, zwei Tage Montage, Kundin wollte viel Stauraum ohne Hängeschränke]
Vorgaben:
- Erzähle kurz die Aufgabe, die Lösung und ein handwerkliches Detail.
- Keine Übertreibungen, keine Superlative.
- Nenne keine Namen oder Orte, die Rückschlüsse auf die Kunden zulassen.
Darauf achten
Fotos aus Kundenwohnungen nur mit Einverständnis der Kunden veröffentlichen.
Zu Projekttexten gehören echte Fotos – KI-Bilder nie als eigene Projekte zeigen.
Prompt 6
Antwort auf eine Google-Bewertung
Für positive wie kritische Bewertungen – die Antwort ist öffentlich, also mit Bedacht.
Aufgabe: Formuliere eine öffentliche Antwort auf diese Google-Bewertung.
Bewertung ([Anzahl] Sterne):
"[Text der Bewertung]"
Was ich dazu weiß: [z. B. Lieferung hat sich wegen eines Materialengpasses um zwei Wochen verschoben, wir hatten rechtzeitig informiert]
Vorgaben:
- Höchstens 80 Wörter, persönlich und souverän.
- Bei Kritik: bedanken, sachlich einordnen, ein Gespräch anbieten – nicht rechtfertigen oder streiten.
- Nenne keine Namen und keine Auftragsdetails, die der Kunde nicht selbst öffentlich gemacht hat.
Darauf achten
Antworten lesen auch künftige Kunden – lieber kurz und gelassen als ausführlich.
Bewertungen, die gegen Googles Richtlinien verstoßen, lassen sich dort melden; eine öffentliche Diskussion hilft selten.
Prompt 7
Stellenanzeige
Für Gesellen- und Ausbildungsstellen – auf der eigenen Website, bei der Arbeitsagentur oder in Social Media.
Aufgabe: Schreib eine Stellenanzeige.
Stelle: [z. B. Tischler / Schreiner (m/w/d) in Vollzeit oder Ausbildungsplatz zum Tischler (m/w/d) ab August]
Aufgaben: [z. B. Fertigung an CNC und Bankraum, Montage beim Kunden]
Das bieten wir: [z. B. moderne Maschinen, feste Montageteams, Unterstützung bei der Meisterschule]
Das erwarten wir: [z. B. abgeschlossene Ausbildung, Führerschein Klasse B]
Bewerbung an: [Ansprechperson, E-Mail, Telefon]
Vorgaben:
- Anrede mit Du, kurz und ehrlich, ohne Floskeln wie „dynamisches Team“.
- Gliederung: kurzer Einstieg, Aufgaben, Das bieten wir, Das bringst du mit, So bewirbst du dich.
- Formuliere geschlechtsneutral und ohne Altersangaben oder andere Anforderungen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) benachteiligen könnten.
Darauf achten
Nur Vorteile nennen, die es wirklich gibt – Bewerber fragen im Gespräch nach.
Formulierungen wie „junges Team“ können als Hinweis auf eine Altersdiskriminierung gewertet werden; die Vorgabe im Prompt beugt dem vor.
Prompt 8
Checkliste aus Notizen
Für Montage, Aufmaß, Werkstattübergabe oder Maschinenwartung – aus Erfahrungswissen wird eine Liste für das ganze Team.
Aufgabe: Erstelle aus meinen Notizen eine Checkliste für [z. B. die Küchenmontage beim Kunden].
Notizen:
[z. B. Werkzeugliste prüfen, Schutzfolie und Malervlies, Wasser- und Stromanschlüsse vorher klären, Fotos vor Beginn, Silikonfugen erst nach Kontrolle, Übergabeprotokoll unterschreiben lassen]
Vorgaben:
- Gliedere nach Ablauf: Vorbereitung im Betrieb, Ankunft beim Kunden, Montage, Abschluss und Übergabe.
- Kurze Punkte zum Abhaken, höchstens eine Zeile pro Punkt.
- Ergänze Punkte, die fehlen könnten, und markiere sie mit „(Vorschlag)“.
Darauf achten
Die Vorschläge der KI fachlich prüfen, bevor sie in die Liste übernommen werden.
Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorgaben nicht von der KI übernehmen, sondern mit den Unterlagen der Berufsgenossenschaft abgleichen.
Prompt 9
Protokoll einer Baustellenbesprechung
Diktat auf dem Heimweg, Protokoll im Büro: Entscheidungen und Aufgaben sauber festgehalten.
Aufgabe: Mach aus meinen Notizen ein Protokoll der Baustellenbesprechung.
Notizen oder Diktat:
[Text einfügen]
Vorgaben:
- Kopf: Datum [Datum], Bauvorhaben [Bezeichnung], Teilnehmende [Funktionen, z. B. Bauherr, Architektin, Elektriker]
- Abschnitte: Besprochen, Entschieden, Offene Fragen.
- Zum Schluss eine Tabelle mit den Aufgaben: Aufgabe | Wer | Bis wann. Fehlende Angaben mit „offen“ markieren.
- Füge nichts hinzu, was nicht in den Notizen steht.
Darauf achten
Das Protokoll vor dem Versand mit den eigenen Notizen abgleichen – besonders Termine und Zuständigkeiten.
Namen von Privatpersonen nur in einem Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag eingeben, sonst Funktionen statt Namen verwenden.
Nachschärfen statt neu anfangen
Passt der erste Entwurf noch nicht, hilft ein kurzer Folgeauftrag im selben Gespräch meist mehr als ein neuer Anlauf:
„Kürzer, bitte – höchstens drei Sätze.“
„Förmlicher und mit Sie.“
„Ohne Fachbegriffe, für Laien verständlich.“
„Gib mir zwei Varianten zur Auswahl.“
„Was fehlt dir für eine bessere Antwort?“
„Prüfe den Text auf Aussagen, die ich nicht vorgegeben habe.“
Drei Regeln für alle Prompts
Die Vorlagen sind so gebaut, dass sie ohne Kundendaten und Betriebsgeheimnisse auskommen. Dabei sollte es bleiben:
Namen, Adressen und Kontaktdaten von Kunden nur in einem Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag eingeben – sonst durch Platzhalter ersetzen.
Stundensätze, Zuschläge und Einkaufspreise gehören nicht in einen Prompt.
Jedes Ergebnis ist ein Entwurf: Maße, Termine, Preise und Zusagen vor dem Versand prüfen.
Hintergründe zu Datenschutz, Kennzeichnung und den Pflichten aus der KI-Verordnung erklärt der Artikel KI im Schreinerbetrieb.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Funktionieren die Prompts in jedem KI-Werkzeug?
Ja. Sie sind bewusst werkzeugneutral formuliert und funktionieren mit allen gängigen KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini, Le Chat oder Microsoft Copilot. Die Ergebnisse unterscheiden sich im Stil – ein Test mit einer echten, anonymisierten Aufgabe zeigt schnell, was am besten passt.
Warum sind die Prompts so ausführlich?
Jede Vorgabe, die im Prompt steht, muss später nicht nachgebessert werden. Der Steckbrief wird nur einmal pro Gespräch eingefügt, die Aufgaben-Prompts selbst sind schnell ausgefüllt.
Darf ich die Prompts anpassen und im Team weitergeben?
Ja, dafür sind sie gedacht. Am besten funktionieren sie, wenn du sie an eure Sprache, Schwerpunkte und Abläufe anpasst und die Fassung, die sich bewährt, für alle zugänglich ablegst.
Muss ich das Ergebnis noch prüfen?
Immer. KI-Texte sind Entwürfe: Maße, Termine, Preise und Zusagen kommen aus deinen Unterlagen, nicht aus der KI. Der Folgeauftrag „Prüfe den Text auf Aussagen, die ich nicht vorgegeben habe“ hilft beim Gegenlesen.