Papierloses Büro in der Schreinerei
Weniger Aktenordner, schnelleres Wiederfinden alter Unterlagen und ortsunabhängiger Zugriff – der Umstieg auf digitale Belege lohnt sich, muss aber die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllen.
Der Weg zum papierarmen Büro
Vier Schritte, die sich unabhängig von der gewählten Software bewährt haben:
- 1
Eingehende Belege direkt digitalisieren
Rechnungen und Lieferscheine per Scan-App erfassen, statt sie zunächst in Papierform zu sammeln – so entsteht von Anfang an nur eine digitale Ablage.
- 2
Digitale Belege GoBD-konform archivieren
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten feste Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an Unveränderbarkeit – ein einfacher Ordner auf dem eigenen Rechner reicht dafür oft nicht aus.
- 3
Digitale Signatur oder Freigabeprozesse etablieren
Freigaben (z. B. für Bestellungen oder Auszahlungen), die früher per Unterschrift auf Papier erfolgten, lassen sich durch digitale Freigabeprozesse in der jeweiligen Software ersetzen.
- 4
Restpapier bewusst einplanen
Manche Dokumente – etwa unterschriebene Verträge oder behördliche Originale – bleiben auch im digitalisierten Betrieb papierbasiert; ein vollständig papierloses Büro ist selten das realistische Ziel, ein deutlich reduzierter Papieranteil dagegen meist gut erreichbar.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Darf ich Papierrechnungen nach dem Einscannen vernichten?
Grundsätzlich ja, wenn die Digitalisierung den GoBD-Anforderungen entspricht (vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar archiviert). Details und Fristen dazu erklärt der Artikel zu Aufbewahrungspflichten & GoBD.
Reicht ein normaler Cloud-Speicher zur Archivierung von Rechnungen?
Ein gewöhnlicher Cloud-Speicherordner allein erfüllt meist nicht die GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit, da Dateien dort in der Regel weiterhin gelöscht oder überschrieben werden können. Dafür sind revisionssichere Archivsysteme oder entsprechende Module in Buchhaltungssoftware vorgesehen.
Was mache ich mit bereits vorhandenen Papierakten aus den letzten Jahren?
Ein rückwirkendes Digitalisieren ist möglich, aber nicht verpflichtend – solange die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch laufen, dürfen die Originale in Papierform aufbewahrt werden, während neue Belege bereits digital erfasst werden.
Weiterführend
Welche Fristen und Anforderungen die GoBD konkret an die digitale Archivierung stellen, erklärt Aufbewahrungspflichten & GoBD, wie Sicherungskopien der digitalen Belege organisiert werden, zeigt Datenmanagement & Backups.