E-Rechnungspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Rechtsgrundlage ist das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz.
Was seit 2025 gilt
- Empfangspflicht ohne Übergangsfrist: Seit 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
- Kleinunternehmer: Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden – zum Empfang bleiben aber auch Kleinunternehmer verpflichtet.
- Ausstellungspflicht: Für das Ausstellen eigener E-Rechnungen gelten befristete Übergangsregelungen (siehe Tabelle unten).
Übergangsfristen fürs Ausstellen
Wie lange Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen (z. B. einfache PDF) noch zulässig sind, hängt vom Vorjahresumsatz ab:
| Betriebsgröße | Frist |
|---|---|
| Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Papier-/sonstige elektronische Rechnung bis 31.12.2027 zulässig |
| Vorjahresumsatz über 800.000 € | Papier-/sonstige elektronische Rechnung bis 31.12.2026 zulässig |
| Ab 1.1.2028 | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend |
Welches Format ist erlaubt
Die europäische Norm EN 16931 legt fest, welche rund 60 Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss – sie schreibt aber keinen bestimmten Dateityp vor. In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Norm: XRechnung (ein reines XML-Format) und ZUGFeRD (eine PDF-Datei mit eingebettetem, strukturiertem XML). Beide werden von den gängigen Kalkulations- und Rechnungsprogrammen unterstützt – mehr dazu unter Kalkulations- und Auftragssoftware.
Aufbewahrung
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie andere Buchungsbelege. Aufzubewahren ist dabei der ursprüngliche strukturierte Datensatz (XML bzw. die eingebetteten Daten bei ZUGFeRD), nicht nur ein Ausdruck oder Screenshot. Details zu Fristen und den GoBD-Anforderungen an die digitale Archivierung findest du unter Aufbewahrungspflichten & GoBD.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) im Inland. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Muss ich als Kleinunternehmer jetzt schon etwas tun?
Ja: Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 1.1.2025 ohne Übergangsfrist in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
Reicht eine normale PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein. Eine reine Bild-PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Nötig ist ein zur europäischen Norm EN 16931 konformes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt. ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten – dadurch bleibt die Rechnung auch optisch prüfbar.
Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Wie jeder andere Buchungsbeleg unterliegt auch die E-Rechnung den allgemeinen Aufbewahrungspflichten – aktuell 8 Jahre. Aufzubewahren ist dabei der ursprüngliche strukturierte Datensatz, nicht nur ein Ausdruck. Mehr dazu unter Aufbewahrungspflichten & GoBD.
Alle Angaben ohne Gewähr und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb wende dich an deine Steuerberatung.