Auftragskalkulation: drei Methoden im Vergleich
Ob ein Auftrag Geld verdient, entscheidet sich bei der Kalkulation. Im Handwerk sind drei Wege verbreitet: der Stundenverrechnungssatz aus den Jahreskosten, die Zuschlagskalkulation mit getrennten Gemeinkostenzuschlägen und der pauschale Aufschlag auf Material und Lohn. Richtig angewendet führen die ersten beiden zum selben Preis – der dritte ist nur so gut wie der Prozentsatz, der dahintersteht.
Die drei Methoden im Überblick
Alle drei verteilen dieselben Kosten auf den Auftrag – sie unterscheiden sich darin, wo die Gemeinkosten und der Gewinn eingerechnet werden:
Methode
Stundensatz-Methode
- So wird gerechnet
- Jahreskosten ohne Material ÷ produktive Stunden, plus Wagnis & Gewinn = Stundenverrechnungssatz. Angebot: Stunden × Satz + Material mit Aufschlag
- Stärke
- Eine Zahl für alle Aufträge, schnell angewendet
- Schwachstelle
- Steht und fällt mit realistisch angesetzten produktiven Stunden
Methode
Zuschlagskalkulation
- So wird gerechnet
- Material + Materialgemeinkosten, Lohn + Fertigungsgemeinkosten = Selbstkosten, darauf der Gewinnzuschlag
- Stärke
- Zeigt je Auftrag die Selbstkosten als Preisuntergrenze
- Schwachstelle
- Mehr Rechenschritte, Zuschlagssätze müssen aus der eigenen Buchhaltung kommen
Methode
Pauschaler Aufschlag
- So wird gerechnet
- (Material + Lohn) × fester Prozentsatz, z. B. + 30 %
- Stärke
- Am schnellsten, keine Vorarbeit nötig
- Schwachstelle
- Deckt die Gemeinkosten oft nicht – Verluste fallen erst am Jahresende auf
Methode 1: Stundensatz-Methode
Die Idee ist einfach: Alle Kosten, die im Jahr anfallen, werden durch die Stunden geteilt, die sich im selben Jahr tatsächlich an Kunden verkaufen lassen. Betriebswirtschaftlich ist das eine Divisionskalkulation – Gesamtkosten geteilt durch die Leistungsmenge, hier die produktiven Stunden. Den fertigen Satz berechnet der Stundensatzrechner, die Schritte dahinter:
- 1
Jahreskosten ohne Material zusammenrechnen
Alle Kosten eines Jahres außer dem Auftragsmaterial: Löhne samt Lohnnebenkosten, Miete und Energie, Maschinen und Werkzeug (Abschreibung, Leasing, Wartung), Fahrzeuge, Versicherungen, Verwaltung, Steuerberater und Werbung. Im Einzelunternehmen gehört auch ein angemessener Unternehmerlohn dazu – der taucht in der Buchhaltung nicht als Kosten auf und wird deshalb leicht vergessen. Gute Grundlage ist die letzte Gewinn- und Verlustrechnung, ergänzt um absehbare Änderungen wie eine neue Maschine oder Lohnerhöhungen.
- 2
Produktive Stunden ermitteln
Geteilt wird nicht durch die bezahlten, sondern durch die verkaufbaren Stunden. Von den bezahlten Stunden gehen Urlaub, Feiertage und Krankheit ab, von der verbleibenden Anwesenheitszeit noch Büroarbeit, Rüst-, Wege- und Aufräumzeiten. Bei mehreren Mitarbeitern werden die produktiven Stunden aller Werkstatt- und Montagekräfte addiert – Inhaber und Büro zählen nur mit ihrem tatsächlich verkaufbaren Anteil.
- 3
Kosten durch Stunden teilen
Jahreskosten ÷ produktive Stunden = interner Stundensatz. So viel muss jede verkaufte Stunde mindestens einbringen, damit am Jahresende alle Kosten gedeckt sind – noch ohne einen Euro Gewinn.
- 4
Wagnis und Gewinn aufschlagen
Auf den internen Stundensatz kommt der Aufschlag für Wagnis und Gewinn, je nach Betrieb und Risiko meist 5–25 %. Weil die Gemeinkosten im internen Satz schon stecken, entspricht er dem Gewinnzuschlag der Zuschlagskalkulation. Ergebnis ist der Stundenverrechnungssatz (netto).
- 5
Angebotspreis bilden
Geplante Stunden × Stundenverrechnungssatz, dazu das Material zum Einkaufspreis mit eigenem Materialaufschlag für Einkauf, Lager, Verschnitt und Gewinn am Material. Bei Privatkunden kommt zum Schluss die Mehrwertsteuer dazu.
Beispiel: produktive Stunden einer Vollzeitkraft
| Position | Stunden |
|---|---|
| 52 Wochen × 40 Std. = bezahlte Stunden | 2.080 Std. |
| − 30 Tage Urlaub | − 240 Std. |
| − 10 Feiertage (je nach Bundesland) | − 80 Std. |
| − 10 Krankheitstage | − 80 Std. |
| = Anwesenheitsstunden | 1.680 Std. |
| − 20 % unproduktive Zeit (Büro, Rüsten, Wege, Aufräumen) | − 336 Std. |
| = Produktive, verkaufbare Stunden | 1.344 Std. |
Wer die Jahreskosten durch die 2.080 bezahlten statt durch die 1.344 produktiven Stunden teilt, rechnet sich einen um gut ein Drittel zu niedrigen Stundensatz aus – und merkt das erst am Jahresende.
Methode 2: Zuschlagskalkulation Schritt für Schritt
Statt alles vorab in einen Stundensatz zu packen, rechnet die Zuschlagskalkulation die Gemeinkosten erst beim einzelnen Auftrag dazu – getrennt für Material und Fertigung. Fünf Schritte führen von den reinen Materialkosten zum Angebotspreis:
- 1
Materialeinzelkosten ermitteln
Alle Werkstoffe, Beschläge und Verbrauchsmaterialien für den konkreten Auftrag zu Einkaufspreisen zusammenstellen.
- 2
Materialgemeinkosten aufschlagen
Ein Zuschlag (Materialgemeinkostenzuschlag, MGK) deckt Lager, Verschnitt und Einkaufsverwaltung ab und wird auf die Materialeinzelkosten aufgeschlagen.
- 3
Fertigungslohn kalkulieren
Die geplanten Fertigungsstunden mit den reinen Personalkosten je Stunde multiplizieren: Bruttolohn plus Lohnnebenkosten, aber noch ohne Gemeinkosten und Gewinn – die kommen erst in den nächsten beiden Schritten dazu.
- 4
Fertigungsgemeinkosten aufschlagen
Ein weiterer Zuschlag (Fertigungsgemeinkosten, FGK) deckt die übrigen Gemeinkosten ab: Maschinen, Energie, Miete, Fahrzeuge, Versicherungen und in der vereinfachten Handwerkskalkulation auch die Verwaltung.
- 5
Selbstkosten und Gewinnzuschlag
Materialkosten und Fertigungskosten ergeben zusammen die Selbstkosten. Ein Gewinnzuschlag (üblich: ca. 3–15 %, je nach Betrieb, Risiko und Auftragsart auch mehr) sichert Reinvestitionen und das unternehmerische Risiko ab – der Angebotspreis ergibt sich als Selbstkosten plus Gewinnzuschlag. Da MGK und FGK die Selbstkosten vorher schon kräftig angehoben haben, ist dieser letzte Zuschlag nur eine vergleichsweise kleine Schicht obendrauf – nicht die gesamte Handwerker-Marge.
Beispiel: Einbauschrank mit Zuschlagskalkulation
Ein Einbauschrank mit 1.200 € Material und 24 Stunden geplanter Fertigungszeit zu 45 €/Std. reinen Personalkosten (Lohn plus Lohnnebenkosten), 15 % Materialgemeinkosten- und 80 % Fertigungsgemeinkostenzuschlag:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Materialeinzelkosten (Holz, Beschläge) | 1.200,00 € |
| + Materialgemeinkostenzuschlag (15 %) | 180,00 € |
| = Materialkosten | 1.380,00 € |
| Fertigungslohn (24 Std. × 45 €/Std.) | 1.080,00 € |
| + Fertigungsgemeinkostenzuschlag (80 %) | 864,00 € |
| = Fertigungskosten | 1.944,00 € |
| Selbstkosten (Material + Fertigung) | 3.324,00 € |
| + Gewinnzuschlag (10 %) | 332,40 € |
| = Angebotspreis (netto) | 3.656,40 € |
Die Zuschlagssätze (hier 15 % / 80 % / 10 %) sind Beispielwerte – sie unterscheiden sich je nach Betrieb deutlich und sollten anhand der eigenen Kostenstruktur ermittelt werden.
Kalkulationsprogramme rechnen dasselbe Schema feiner: mit Lohngruppen, Gemeinkosten auf den Durchschnittslohn und eigenen Maschinenzuschlägen je Kostenstelle. Wie das im Detail aussieht, zeigt die Musterkalkulation an einem durchgerechneten Sideboard.
Methode 3: Pauschaler Aufschlag
Hier werden nur Material und Lohn addiert und mit einem festen Prozentsatz hochgerechnet – etwa „Herstellungskosten plus 30 %“. Das geht schnell, und viele haben so einen Satz aus Ausbildung oder Erfahrung im Kopf. Der Haken: Der eine Aufschlag muss sämtliche Gemeinkosten, das Risiko und den Gewinn gleichzeitig tragen. Ob 30 % dafür reichen, hängt davon ab, wie hoch die Gemeinkosten des eigenen Betriebs im Verhältnis zu Material und Lohn sind – mit Maschinenpark, Werkstattmiete und Fahrzeugen meist höher, als ein runder Prozentsatz vermuten lässt. Dazu kommt: Ein einheitlicher Aufschlag behandelt Material und Lohn gleich, obwohl die Gemeinkosten vor allem an der Arbeitszeit hängen. Lohnintensive Aufträge werden damit zu billig, materialintensive zu teuer.
Vorsicht bei den Begriffen: In der Kostenrechnung enthalten die Herstellkosten bereits die Material- und Fertigungsgemeinkosten. Wer „Herstellkosten plus 30 %“ in diesem Sinne gelernt hat, rechnet die 30 % auf eine deutlich größere Basis – dann decken sie nur noch Verwaltung, Vertrieb, Wagnis und Gewinn. Gefährlich wird es, wenn dieselben 30 % auf die reinen Material- und Lohnkosten gerechnet werden.
Alle drei Methoden am selben Beispiel
Derselbe Einbauschrank, dieselben Kosten – einmal mit jeder Methode gerechnet:
Methode
Zuschlagskalkulation
- Rechnung
- 3.324,00 € Selbstkosten + 10 % Gewinnzuschlag
- Angebotspreis netto
- 3.656,40 €
Methode
Stundensatz-Methode
- Rechnung
- 24 Std. × 89,10 €/Std. + 1.518,00 € Material
- Angebotspreis netto
- 3.656,40 €
Methode
Pauschaler Aufschlag
- Rechnung
- (1.200,00 € Material + 1.080,00 € Lohn) + 30 %
- Angebotspreis netto
- 2.964,00 €
Stundenverrechnungssatz: 45 €/Std. Personalkosten + 36 €/Std. Gemeinkosten (= 80 % von 45 €), plus 10 % Wagnis & Gewinn = 89,10 €/Std. Material: 1.200 € + 15 % Materialaufschlag + 10 % Gewinn = 1.518,00 €.
Stundensatz-Methode und Zuschlagskalkulation kommen auf denselben Preis, weil sie dieselben Kosten verteilen – nur an unterschiedlichen Stellen. Die 36 € Gemeinkosten je produktive Stunde sind genau die 80 % Fertigungsgemeinkosten auf 45 € Lohn, und die 10 % Gewinn stecken einmal im Stundensatz, einmal im Gewinnzuschlag. Welche der beiden Methoden du nutzt, ist deshalb vor allem eine Frage der Handhabung. Entscheidend ist, dass die eigenen Jahreskosten und produktiven Stunden stimmen.
Der pauschale Aufschlag liegt im selben Beispiel 692,40 € darunter – und 360 € unter den Selbstkosten von 3.324 €. Der Auftrag kostet also Geld, obwohl „30 % Aufschlag“ nach viel klingt. Allein um die Kosten zu decken, wären hier rund 46 % auf Material und Lohn nötig, für denselben Preis wie mit den anderen beiden Methoden rund 60 %. Ein Pauschalaufschlag funktioniert deshalb nur, wenn sein Prozentsatz aus den eigenen Zahlen abgeleitet ist – und ist dann im Grunde eine vereinfachte Zuschlagskalkulation.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ich teile einfach alle Jahreskosten durch meine Arbeitsstunden – reicht das?
Im Prinzip ja – das ist die Stundensatz-Methode. Damit der Satz stimmt, kommt es auf vier Punkte an: Geteilt wird durch die produktiven Stunden nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankheit und unproduktiver Zeit, nicht durch die bezahlten. Das Material gehört nicht in die Jahreskosten, sondern wird je Auftrag mit eigenem Aufschlag berechnet. Im Einzelunternehmen zählt der eigene Unternehmerlohn mit zu den Kosten. Und auf das Ergebnis kommt noch der Aufschlag für Wagnis und Gewinn – ohne ihn deckt der Satz nur die Kosten.
Welche Methode ist die richtige für meinen Betrieb?
Für die meisten kleinen Schreinereien ist die Stundensatz-Methode der praktischste Einstieg: Ein sauber ermittelter Stundenverrechnungssatz plus Materialaufschlag reicht für den Großteil der Angebote. Die Zuschlagskalkulation spielt ihre Stärke aus, wenn du je Auftrag nachvollziehen willst, wie sich der Preis zusammensetzt und wo die Selbstkosten als Preisuntergrenze liegen – etwa für Preisverhandlungen oder die Nachkalkulation. Mit denselben Zahlen gerechnet, kommen beide auf denselben Preis. Ein pauschaler Aufschlag taugt höchstens als schnelle Plausibilitätsprüfung, und auch nur, wenn der Prozentsatz aus den eigenen Zahlen abgeleitet ist.
Woher bekomme ich meine eigenen Zuschlagssätze für MGK und FGK?
Am genauesten aus der eigenen Buchhaltung: Gemeinkosten eines Jahres (Miete, Energie, Maschinenabschreibung, Verwaltung) durch die jeweilige Bezugsgröße (Materialeinzelkosten bzw. Fertigungslöhne desselben Zeitraums) teilen. Der Steuerberater oder die Handwerkskammer helfen bei der ersten Ermittlung, danach lässt sich der Satz jährlich aktualisieren.
3–15 % Gewinnzuschlag klingt wenig – ist das nicht viel zu niedrig?
Der Gewinnzuschlag ist nur die letzte von drei Zuschlagsstufen. Material- und Fertigungsgemeinkostenzuschlag haben die Kosten vorher schon deutlich angehoben – im Beispiel oben allein der Fertigungsgemeinkostenzuschlag um 80 % des Lohns. Gegenüber den reinen Material- und Lohnkosten liegt der Angebotspreis dadurch rund 60 % höher, obwohl der Gewinnzuschlag selbst nur 10 % beträgt. Für „Wagnis & Gewinn“ im Stundensatzrechner gilt dasselbe: Auch dieser Aufschlag kommt auf einen Satz, der die Gemeinkosten schon enthält, und liegt deshalb je nach Betrieb meist bei 5–25 %. Aufschläge von 30 % und mehr braucht es vor allem dort, wo sie zusätzlich noch Gemeinkosten tragen müssen – beim pauschalen Aufschlag oder wenn die Gemeinkostenzuschläge im Kalkulationsprogramm zu knapp eingestellt sind.
Kann ich Zuschlagskalkulation und Stundensatzrechner kombinieren?
Ja, wenn du sauber trennst – sonst zählst du Gemeinkosten und Gewinn doppelt. Der fertige Stundenverrechnungssatz aus dem Stundensatzrechner enthält Gemeinkosten sowie Wagnis & Gewinn bereits. Wer damit rechnet, schlägt auf die Stunden keinen Fertigungsgemeinkosten- und keinen Gewinnzuschlag mehr auf, nur das Material bekommt seinen eigenen Aufschlag. Für die Zuschlagskalkulation brauchst du dagegen nur die reinen Personalkosten je produktive Stunde – die zeigt der Rechner als internen Stundensatz an, wenn du dort die Gemeinkosten auf null setzt.
Was, wenn die Kalkulation höher ausfällt als der Preis der Konkurrenz?
Ein zu niedriger Preis, der die eigenen Selbstkosten nicht deckt, führt langfristig zu Verlusten – selbst bei voller Auslastung. Es lohnt sich eher zu prüfen, ob der eigene Zeitaufwand realistisch geschätzt ist, als den Gewinnzuschlag unter ein wirtschaftlich tragfähiges Niveau zu drücken.
Sollte man Nachlässe direkt in der Kalkulation einrechnen?
Besser nicht dauerhaft: Ein sauber kalkulierter Angebotspreis macht Rabatte für Stammkunden oder Großaufträge transparent nachvollziehbar, statt sie unsichtbar in überhöhten Zuschlägen zu verstecken.
Weiterführend
Den eigenen Stundenverrechnungssatz nach der Stundensatz-Methode berechnet der Stundensatzrechner – inklusive Gemeinkosten und Wagnis & Gewinn. Wie die Zuschlagskalkulation in einem Kalkulationsprogramm mit Lohngruppen, Kostenstellen und Maschinenzuschlägen aussieht, zeigt die Musterkalkulation. Wie sich der kalkulierte Preis strategisch einsetzen lässt und wann sich ein Auftrag wirklich lohnt, zeigt Preisgestaltung & Wirtschaftlichkeit, wie aus der Kalkulation ein verbindliches Angebot wird, der Artikel Aufmaß & Angebotserstellung. Software für die laufende Kalkulation vergleicht die Übersicht Kalkulations- & Auftragssoftware.