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KI-Assistent mit Betriebswissen

Jedes Mal den Betrieb neu erklären kostet Zeit. Viele KI-Werkzeuge können Anweisungen und Unterlagen dauerhaft speichern – dann kennt der Assistent eure Leistungen, Textbausteine und Abläufe. Was hineingehört, was draußen bleibt und wie man anfängt.

Wie das funktioniert

Je nach Anbieter heißen sie Projekte, eigene GPTs, Gems oder Agenten – das Prinzip ist gleich: Ein Assistent bekommt feste Anweisungen und eine Sammlung von Dokumenten, auf die er bei jeder Frage zurückgreift. Statt jedes Mal den Steckbrief einzufügen und Unterlagen anzuhängen, fragt man einfach: „Schreib eine Antwort auf diese Anfrage“ – und der Assistent kennt Tonfall, Leistungen und Pflegehinweise bereits.

Was hineingehört – und was draußen bleibt

Gehört hinein

  • Betriebs-Steckbrief mit Schwerpunkten, Anrede und Tonfall
  • Leistungsbeschreibungen und Textbausteine aus Angeboten – ohne Preise
  • Pflegehinweise und technische Merkblätter der Hersteller
  • Checklisten, Arbeitsanweisungen und Abläufe
  • Häufige Kundenfragen mit euren Antworten

Bleibt draußen

  • Stundensätze, Zuschläge, Preislisten und Einkaufskonditionen
  • Kundendaten und Schriftverkehr – höchstens im Business-Tarif und nur, was wirklich nötig ist
  • Personaldaten, Arbeitsverträge und Gesundheitsangaben
  • Passwörter, Zugangsdaten und Bankverbindungen

Die Grenze zwischen „hinein“ und „draußen“ legt am besten die KI-Richtlinie des Betriebs fest. Kundendaten gehören ohnehin nur in einen Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

In vier Schritten zum eigenen Assistenten

  1. 1

    Zweck festlegen

    Ein Assistent pro Aufgabe funktioniert besser als ein Alleskönner – zum Beispiel einer für Kundenkommunikation und einer für Werkstatt-Checklisten.

  2. 2

    Anweisungen schreiben

    Den Betriebs-Steckbrief als Grundlage nehmen und Regeln ergänzen: keine Preise erfinden, bei Lücken nachfragen, bei Antworten das Quelldokument nennen.

  3. 3

    Fünf bis zehn gute Dokumente hochladen

    Nur aktuelle Fassungen, sauber benannt. Lieber wenige gepflegte Unterlagen als ein ganzer Ordner, in dem Altes und Neues durcheinanderliegt.

  4. 4

    Mit echten Fragen testen

    Zehn typische Fragen aus dem Alltag stellen, die Antworten prüfen und Anweisungen nachschärfen. Danach festlegen, wer Dokumente aktuell hält.

Als Grundlage für die Anweisungen eignet sich der Betriebs-Steckbrief aus den KI-Masterprompts.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauche ich dafür einen Programmierer?

Nein. Die Projekt- und Assistentenfunktionen der bekannten KI-Werkzeuge werden über normale Eingabefelder eingerichtet: Anweisungen eintippen, Dokumente hochladen, fertig. Für Anbindungen an die eigene Branchensoftware braucht es dagegen meist den Software-Anbieter.

Können alle im Team denselben Assistenten nutzen?

In Team- und Business-Tarifen lassen sich Projekte und Assistenten meist mit Kolleginnen und Kollegen teilen. Festgelegt werden sollte, wer sie bearbeiten darf – sonst ändern sich Anweisungen unbemerkt.

Erfindet die KI trotzdem noch Dinge?

Seltener, aber ja. Auch mit hinterlegten Dokumenten kann ein Assistent Angaben verwechseln oder veraltete Unterlagen zitieren. Deshalb in den Anweisungen verlangen, dass er das Quelldokument nennt – und Antworten vor dem Versand prüfen.

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