KI-Richtlinie für den Betrieb

Sobald im Betrieb mehrere Leute mit KI arbeiten, braucht es gemeinsame Regeln: Welche Werkzeuge, welche Daten, wer prüft? Eine einseitige KI-Richtlinie schafft Klarheit – und ist zugleich eine Maßnahme zur KI-Kompetenz, wie sie die KI-Verordnung verlangt.

Warum eine KI-Richtlinie?

Keine Schatten-KI: Ohne Regeln nutzt jeder sein eigenes, oft privates Konto – mit unklaren Datenschutz-Bedingungen.
Kundendaten schützen: Personenbezogene Daten gehören nur in Werkzeuge mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Betriebsgeheimnisse wahren: Stundensätze, Zuschläge und Einkaufspreise haben in KI-Werkzeugen nichts verloren.
Qualität sichern: KI-Ergebnisse sind Entwürfe – klar geregelt ist, wer prüft, bevor etwas den Betrieb verlässt.
Pflicht erfüllen: Nutzen Mitarbeitende KI beruflich, muss der Betrieb ihre KI-Kompetenz fördern (Art. 4 KI-Verordnung). Richtlinie und Einweisung sind dafür ein einfacher, nachweisbarer Weg.

Die Daten-Ampel

Das Herzstück jeder KI-Richtlinie: Welche Daten dürfen in ein KI-Werkzeug – und welche nie?

Grün – erlaubt

Allgemeine Texte und Fachfragen, anonymisierte Notizen ohne Namen, Adressen und Kontaktdaten.

Gelb – nur im freigegebenen Business-Tarif

Namen von Kunden und Ansprechpartnern, Projektadressen, interne Abläufe und Dokumente.

Rot – nie

Stundensätze, Zuschläge, Einkaufspreise und Kalkulationen, Personal- und Gesundheitsdaten, Passwörter, Bank- und Zugangsdaten.

Muster: KI-Richtlinie auf einer Seite

Zum Anpassen an den eigenen Betrieb – die Angaben in eckigen Klammern ersetzen:

KI-Richtlinie der [Name der Schreinerei]

Stand: [Datum] · Verantwortlich: [Name, Funktion]

1. Wofür diese Richtlinie gilt

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden und Auszubildenden, die bei der Arbeit KI-Werkzeuge nutzen – am Rechner, Tablet oder Smartphone. Sie soll helfen, KI sinnvoll einzusetzen, ohne Kundendaten, Betriebsgeheimnisse oder die Qualität unserer Arbeit zu gefährden.

2. Freigegebene KI-Werkzeuge

[Werkzeug und Tarif, z. B. Business-Tarif] – für [Einsatzzweck, z. B. Kundenmails und Protokolle]
[Werkzeug und Tarif] – für [Einsatzzweck]

Andere KI-Werkzeuge, Apps oder Browser-Erweiterungen nur nach Rücksprache mit [Ansprechperson]. Für betriebliche Aufgaben werden keine privaten Konten genutzt.

3. Welche Daten eingegeben werden dürfen

Grün – erlaubt: Allgemeine Texte und Fachfragen, anonymisierte Notizen ohne Namen, Adressen und Kontaktdaten.
Gelb – nur im freigegebenen Business-Tarif: Namen von Kunden und Ansprechpartnern, Projektadressen, interne Abläufe und Dokumente.
Rot – nie: Stundensätze, Zuschläge, Einkaufspreise und Kalkulationen, Personal- und Gesundheitsdaten, Passwörter, Bank- und Zugangsdaten.

4. Ergebnisse prüfen

KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Abmessungen, Mengen, Termine, Preise, Zusagen, Normen, rechtliche Aussagen und Sicherheitsinhalte werden vor der Verwendung geprüft. Verantwortlich bleibt, wer einen Text verschickt oder ein Ergebnis verwendet.

5. Bilder und Kennzeichnung

KI-Bilder werden als „KI-Visualisierung“ gekennzeichnet und nie als eigene Referenzprojekte ausgegeben. Fotos aus Kundenwohnungen werden nur hochgeladen, wenn darauf keine Personen und keine persönlichen Gegenstände zu erkennen sind.

6. Einweisung, Fragen und Fehler

Alle, die KI-Werkzeuge nutzen, werden vor dem ersten Einsatz eingewiesen; die Einweisung wird unten festgehalten. Fragen, Fehler und versehentlich eingegebene Kundendaten werden sofort an [Ansprechperson] gemeldet – Fehler passieren, wichtig ist, dass sie schnell bekannt werden.

Ich habe die KI-Richtlinie gelesen, an der Einweisung teilgenommen und halte mich an die Regeln.

Name · Datum der Einweisung · Unterschrift

Als bearbeitbare Word-Datei mit Tabelle für den Einweisungsnachweis gibt es die KI-Richtlinie im Vorlagen-Paket Firmenorganisation.

So führst du die Richtlinie ein

1
Muster anpassen
Freigegebene Werkzeuge mit Tarif eintragen, die Daten-Ampel an euren Betrieb anpassen und eine Ansprechperson festlegen. Mehr als eine Seite braucht es nicht.
2
Im Team besprechen
Eine halbe Stunde reicht: Richtlinie vorstellen, an zwei, drei echten Beispielen zeigen, was erlaubt ist und was nicht, und Fragen klären.
3
Einweisung festhalten
Name, Datum und Unterschrift unter der Richtlinie genügen als Nachweis, dass alle eingewiesen wurden – auch neue Mitarbeitende und Auszubildende.
4
Regelmäßig überprüfen
Bei neuen Werkzeugen oder geänderten Regeln anpassen, ansonsten einmal im Jahr durchsehen und das Team kurz auffrischen.

Für die Einweisung eignen sich Beispiele aus den KI-Masterprompts; welches Werkzeug freigegeben werden sollte, zeigt der Vergleich der KI-Werkzeuge.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?

Ein bestimmtes Dokument schreibt das Gesetz nicht vor. Die KI-Verordnung verlangt aber, dass Betriebe, deren Mitarbeitende KI-Werkzeuge beruflich nutzen, Maßnahmen ergreifen, um deren KI-Kompetenz zu fördern (Art. 4, in der Fassung vom Juli 2026). Eine Richtlinie mit Einweisung ist dafür ein naheliegender und leicht nachweisbarer Weg.

Was, wenn Mitarbeitende private KI-Konten nutzen?

Genau das soll die Richtlinie verhindern. Ein reines Verbot hilft erfahrungsgemäß wenig – besser ist es, ein freigegebenes Werkzeug mit Business-Tarif bereitzustellen und klar zu sagen, welche Daten hineindürfen.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Gibt es einen Betriebsrat, sollte er früh eingebunden werden. Je nach Werkzeug und Ausgestaltung kann er Mitbestimmungsrechte haben, etwa wenn sich mit dem System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen lassen.

Was passiert, wenn versehentlich Kundendaten eingegeben wurden?

Sofort der Ansprechperson melden. Dann lässt sich prüfen, ob es sich um eine Datenschutzverletzung handelt – solche Fälle müssen gegebenenfalls innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzaufsicht gemeldet werden. Deshalb steht in der Richtlinie ausdrücklich, dass Fehler schnell gemeldet werden sollen.

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Alle Angaben ohne Gewähr und keine Rechtsberatung im Einzelfall. Weitere Pflichten rund um personenbezogene Daten erklärt Datenschutz (DSGVO). Stand: Oktober 2026.