KI-Werkzeuge im Vergleich
Für Mails, Zusammenfassungen und Checklisten taugen alle großen KI-Assistenten. Den Unterschied machen Datenschutz, die Einbindung in die vorhandene Software und die Kosten pro Nutzer. Ein Überblick für Handwerksbetriebe – Stand Oktober 2026.
Die bekanntesten Assistenten auf einen Blick
Alle hier genannten Anbieter haben Tarife für Unternehmen mit Auftragsverarbeitungsvertrag, in denen die Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet werden:
Werkzeug
ChatGPT
- Anbieter
- OpenAI, USA
- Business-Tarif mit AVV
- Ja (Business, Enterprise)
- Passt besonders, wenn …
- Vielseitig: Texte, Bilder, Dateien, Websuche
Werkzeug
Claude
- Anbieter
- Anthropic, USA
- Business-Tarif mit AVV
- Ja (Team, Enterprise)
- Passt besonders, wenn …
- Längere Texte und eigene Dokumente
Werkzeug
Gemini
- Anbieter
- Google, USA
- Business-Tarif mit AVV
- Ja (in Google Workspace)
- Passt besonders, wenn …
- Betriebe mit Gmail, Docs und Drive
Werkzeug
Le Chat
- Anbieter
- Mistral AI, Frankreich
- Business-Tarif mit AVV
- Ja (Team, Enterprise)
- Passt besonders, wenn …
- Europäischer Anbieter, Verarbeitung in der EU
Werkzeug
Microsoft Copilot
- Anbieter
- Microsoft, USA
- Business-Tarif mit AVV
- Ja (Microsoft 365)
- Passt besonders, wenn …
- Betriebe mit Outlook, Word und Excel
Werkzeug
DeepL
- Anbieter
- DeepL SE, Deutschland
- Business-Tarif mit AVV
- Ja (DeepL Pro)
- Passt besonders, wenn …
- Übersetzen und Texte glätten
Die Werkzeuge im Porträt
CGChatGPT
Der bekannteste KI-Assistent und für viele der Einstieg. Neben Texten kann ChatGPT Bilder erzeugen, Fotos und Dokumente auslesen und im Web recherchieren. Für Betriebe gibt es Business- und Enterprise-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Besonders geeignet für: Betriebe, die einen vielseitigen Assistenten für Texte, Bilder und Recherche suchen.
Vorteile
- Sehr vielseitig: Texte, Bilder, Dateien und Websuche in einem Werkzeug
- Große Verbreitung – viele Anleitungen und Beispiele
- Projekte und eigene Assistenten für wiederkehrende Aufgaben
Nachteile
- In der kostenlosen Version können Eingaben zum Training genutzt werden, wenn das nicht abgeschaltet ist
- Datenverarbeitung in der EU nicht in jedem Tarif
- Funktionen und Tarife ändern sich häufig
CLClaude
Der Assistent von Anthropic wird vor allem für längere Texte und die Arbeit mit umfangreichen Dokumenten genutzt. In Projekten lassen sich eigene Unterlagen und feste Anweisungen dauerhaft hinterlegen. Für Betriebe gibt es Team- und Enterprise-Tarife.
Besonders geeignet für: Betriebe, die viel mit längeren Texten und eigenen Dokumenten arbeiten.
Vorteile
- Gut im Umgang mit langen Dokumenten und genauen Textvorgaben
- Projekte mit eigenen Unterlagen und festen Anweisungen
- Business-Tarife ohne Training mit den eigenen Eingaben
Nachteile
- Bei intensiver Nutzung stoßen günstige Tarife schnell an Nutzungsgrenzen
- Datenverarbeitung in der EU nicht in jedem Tarif
- Weniger direkt in Büro-Software eingebunden als Copilot oder Gemini
GEGemini
Googles Assistent ist in Google Workspace eingebunden – also direkt in Gmail, Docs und Drive. Er kann Bilder erzeugen und im Web recherchieren. In vielen Workspace-Tarifen für Unternehmen ist Gemini bereits enthalten.
Besonders geeignet für: Betriebe, die bereits mit Google Workspace arbeiten.
Vorteile
- Direkt in Gmail, Docs und Drive nutzbar
- In vielen Workspace-Tarifen ohne eigenes Zusatz-Abo
- Datenschutz über den bestehenden Workspace-Vertrag geregelt
Nachteile
- Spielt seine Stärken vor allem im Google-Umfeld aus
- Private Google-Konten sind für Kundendaten ungeeignet
- Funktionen und Bezeichnungen ändern sich häufig
LCLe Chat (Mistral AI)
Der Assistent des französischen Anbieters Mistral AI ist die bekannteste europäische Alternative. Die Daten werden in der EU verarbeitet; für Unternehmen gibt es eigene Tarife.
Besonders geeignet für: Betriebe, die Wert auf einen europäischen Anbieter und Datenverarbeitung in der EU legen.
Vorteile
- Europäischer Anbieter mit Datenverarbeitung in der EU
- Für Alltagstexte und Zusammenfassungen gut geeignet
- Kostenlose Version für erste Versuche
Nachteile
- Weniger Zusatzfunktionen als die großen US-Anbieter
- Weniger verbreitet – weniger Anleitungen und Erfahrungsberichte
- Auch hier gilt: In der kostenlosen Version die Einstellungen zum Training prüfen
MCMicrosoft Copilot
Microsofts Assistent steckt in Windows und Edge und – mit Microsoft 365 Copilot – direkt in Outlook, Word, Excel und Teams. Für Betriebe, die ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten, ist er der naheliegende Kandidat.
Besonders geeignet für: Betriebe, die bereits Microsoft 365 mit Outlook, Word und Excel nutzen.
Vorteile
- Direkt in Outlook, Word, Excel und Teams eingebunden
- Datenschutz über den bestehenden Microsoft-365-Vertrag geregelt
- Datenverarbeitung in der EU möglich
Nachteile
- Die volle Einbindung in die Office-Programme kostet eine Zusatzlizenz
- Mehrere Copilot-Varianten mit ähnlichen Namen sorgen für Verwirrung
- Spielt seine Stärken vor allem im Microsoft-Umfeld aus
DLDeepL
Der Kölner Anbieter ist vor allem für Übersetzungen bekannt; mit DeepL Write lassen sich auch deutsche Texte in Stil und Rechtschreibung verbessern. Kein Assistent für freie Aufgaben, aber eine gute Ergänzung.
Besonders geeignet für: Betriebe mit fremdsprachigen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden – und alle, die Texte schnell glätten wollen.
Vorteile
- Sehr gute Übersetzungen, auch bei Fachtexten
- Europäischer Anbieter; in den Pro-Tarifen werden Texte nicht dauerhaft gespeichert
- Ohne Prompt-Kenntnisse sofort nutzbar
Nachteile
- Kein Assistent für Checklisten, Protokolle oder freie Aufgaben
- In der kostenlosen Version können Texte zur Verbesserung genutzt werden
- Fachbegriffe trotzdem gegenlesen
Unabhängige Einschätzung: Diese Übersicht ist eine unabhängige redaktionelle Recherche. Es gibt kein Sponsoring, keine Bezahlung und keine Provisionen durch die genannten Hersteller – Auswahl und Beschreibung beruhen auf frei zugänglichen Informationen der Anbieter.
So triffst du die Wahl
Vier Schritte, die in der Praxis schneller zum Ziel führen als jeder Test in Fachzeitschriften:
- 1
Von der vorhandenen Software ausgehen
Wer mit Microsoft 365 arbeitet, schaut sich zuerst Copilot an, wer Google Workspace nutzt, Gemini. Die Einbindung in Mail und Dokumente spart im Alltag mehr Zeit als kleine Qualitätsunterschiede.
- 2
Datenschutz-Anforderungen klären
Sollen Kundendaten verarbeitet werden, kommt nur ein Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag in Frage. Ist eine Verarbeitung in der EU Pflicht, vorher beim Anbieter nachfragen und vertraglich festhalten.
- 3
Zwei Werkzeuge parallel testen
Zwei Wochen lang dieselben echten, anonymisierten Aufgaben in zwei Werkzeugen erledigen – zum Beispiel mit den Masterprompts. Danach entscheidet das Team, womit es besser zurechtkommt.
- 4
Lizenzen gezielt vergeben
Nicht jeder braucht einen eigenen Zugang. Oft reicht es, wenn Büro und Betriebsleitung lizenziert sind und die Werkstatt Ergebnisse über sie bekommt.
Passende Testaufgaben liefern die KI-Masterprompts; welche Daten in ein KI-Werkzeug dürfen, regelt am besten eine KI-Richtlinie für den Betrieb.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welcher KI-Assistent ist der beste?
Den einen besten gibt es nicht. Für Mails, Zusammenfassungen und Checklisten liefern alle großen Assistenten brauchbare Ergebnisse. Entscheidend sind die Einbindung in die vorhandene Software, die Datenschutz-Bedingungen und ob das Team damit zurechtkommt.
Reicht die kostenlose Version?
Zum Ausprobieren ja – dann aber ohne Kundendaten und ohne Betriebsinterna. Für den regelmäßigen Einsatz im Betrieb ist ein Business-Tarif sinnvoll, weil er einen Auftragsverarbeitungsvertrag bietet und Eingaben nicht zum Training verwendet.
Was kosten die Business-Tarife?
Meist einen niedrigen zweistelligen Euro-Betrag pro Nutzer und Monat. Bei Google Workspace ist Gemini in vielen Tarifen bereits enthalten, bei Microsoft 365 kostet die volle Einbindung in die Office-Programme eine Zusatzlizenz. Preise und Tarife ändern sich häufig – maßgeblich sind die aktuellen Angaben der Anbieter.
Was ist mit KI-Funktionen in unserer Branchensoftware?
Immer mehr Kalkulations-, Buchhaltungs- und CAD-Programme bringen eigene KI-Funktionen mit. Die sind oft der einfachste Einstieg, weil die Daten beim bereits bekannten Anbieter bleiben. Beim nächsten Update lohnt ein Blick in die Versionshinweise.
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Alle Angaben ohne Gewähr. Funktionen, Tarife und Datenschutz-Bedingungen der Anbieter ändern sich häufig – Stand dieses Artikels: Oktober 2026.